En medarbejder får en ny titel. Et tilbud ændrer navn. En beskrivelse skal rettes. På én hjemmeside er det en lille opgave. Ligger oplysningerne også på andre hjemmesider, skal nogen huske at finde og rette alle kopierne.
Fælles indhold kan i stedet have ét sted, hvor det bliver vedligeholdt, og flere steder, hvor det bliver vist. Det er en løsning, jeg har arbejdet med: at forbinde selvstændige hjemmesider, så udvalgte oplysninger kan bruges på tværs. Hver hjemmeside kan stadig have sit eget design, sin egen målgruppe og sit eget indhold.
Hvad skal være fælles, og hvad skal være lokalt?
Forestil jer en organisation med kurser på flere lokale hjemmesider og en fælles kursusoversigt. Det er et tænkt eksempel. Kursusnavn, beskrivelse og kontaktperson vedligeholdes lokalt og bliver også vist i den fælles oversigt. Den lokale hjemmeside kan samtidig fortælle om stedet, vise egne billeder og præsentere andre aktiviteter.
Det fælles indhold behøver altså ikke være en hel side. Det kan være nogle få oplysninger, som andre sider bygger deres visning på. En profil kan vises som et kort i en oversigt og mere udførligt et andet sted.
Retningen kan også være omvendt. Fælles beskrivelser af ydelser kan vedligeholdes centralt, mens den enkelte afdeling tilføjer sin kontaktperson og lokale oplysninger. Valget bør følge, hvem der faktisk kender og har ansvar for indholdet.
Redaktøren skal kunne blive i sin hverdag
Hvis oplysningerne allerede bliver vedligeholdt i WordPress, er det oplagt at undersøge, om forbindelsen kan bygges dér. Redaktøren opdaterer de kendte felter. De andre hjemmesider henter de oplysninger, de har brug for, efter de aftalte regler.
I mit arbejde med denne type løsning har jeg brugt en forbindelse, der deler udvalgt, offentligt indhold mellem hjemmesider. Et API – en adgang, som systemer bruger til at udveksle oplysninger – gør det muligt at hente eksempelvis en titel, en beskrivelse og et billede hver for sig.
Dermed kan indholdet passe ind i modtagerens design. Det åbner også for at samle oplysningerne i en oversigt med søgning og filtre. Besøgende kan finde på tværs, selv om redigeringen foregår flere steder.
Hvem bestemmer, når noget bliver ændret?
En forbindelse skal have klare regler for, hvor oplysningerne kommer fra. Hvis en titel bliver hentet fra én hjemmeside, bør en redaktør på modtagersiden kunne se det. Ellers kan en lokal rettelse blive overskrevet ved næste opdatering.
Det skal også være afklaret, hvad der sker, når indhold bliver afpubliceret eller slettet. En kursusoversigt bør for eksempel kunne fjerne et tilbud, der ikke længere er offentligt. Og kladder skal blive i redaktionen, indtil nogen vælger at udgive dem.
Jeg har også arbejdet med at bevare de senest hentede, gyldige oplysninger, hvis en kilde midlertidigt ikke svarer, og gøre opdateringsstatus synlig for administratoren. En kortvarig forbindelsesfejl bør ikke i sig selv tømme en oversigt. En bekræftet afpublicering skal derimod håndteres efter de aftalte regler.
Forbindelsen kan bygges omkring de eksisterende hjemmesider
Der kan være gode grunde til at samle flere hjemmesider på en fælles platform. Men det er ikke en forudsætning for at dele udvalgt indhold. Selvstændige hjemmesider kan forbindes, hvis systemerne giver den nødvendige adgang.
Det gør det muligt at begynde med en afgrænset opgave. For eksempel at hente én type indhold fra en hjemmeside og vise den et andet sted. Så kan vi afprøve både redigering, opdatering og visning, før forbindelsen får flere opgaver.
Om det bedst løses med eksisterende funktioner, et plugin eller en tilpasset integration, afhænger af systemerne og arbejdsgangen. Jeg har skrevet mere om den afvejning i Færdigt system eller specialudvikling.
Begynd dér, hvor kopierne giver arbejde
Der er sjældent grund til at forbinde alt fra starten. Det interessante sted at begynde er det indhold, I ofte retter flere steder, eller hvor forskellige versioner skaber tvivl.
Samme princip kan bruges internt, når medarbejdere skal finde fælles oplysninger i et intranet, der samler svar og handlinger. Første skridt kan være en samtale om én konkret oplysning: Hvem vedligeholder den i dag, og hvor skal den kunne bruges?