»Hvordan melder jeg ferie?« »Hvad er telefonnummeret til IT-support?« »Hvor finder jeg den rigtige skabelon?« »Hvem arbejder med det her område?«
Medarbejderen har et spørgsmål. Det interessante er ikke nødvendigvis, hvor svaret ligger.
Det kan være på intranettet, på den offentlige hjemmeside, i en personalehåndbog, i SharePoint eller i et andet system.
Et godt intranet kan være indgangen til det hele.
Spørg først – find kilden bagefter
I stedet for at medarbejderen skal kende organisationens struktur, kan man tage udgangspunkt i spørgsmålet:
»Hvordan bestiller jeg en ny computer?«
Svaret kan sammensættes af information fra flere steder. Noget kan ligge på en intranetside, noget i en IT-vejledning og noget i organisationens systemer.
Det samme gælder information, der allerede findes på den offentlige hjemmeside.
Der er ingen grund til at vedligeholde den samme information to steder, hvis intranettet kan hente eller pege på den eksisterende kilde.
Det giver medarbejderen én indgang uden nødvendigvis at skabe endnu en kopi af indholdet.
Svaret skal føre til handling
Det interessante er heller ikke kun at få et svar.
Ofte vil medarbejderen videre:
- Åbn formularen
- Bestil udstyr
- Find en kollega
- Book et møde
- Gå til systemet
- Læs den fulde vejledning
Derfor kan et moderne intranet kombinere information og handling.
Spørger medarbejderen eksempelvis om barsel, kan svaret både forklare de vigtigste regler, linke til information på hjemmesiden og give adgang til den interne formular eller den medarbejder, der kan hjælpe videre.
Så bliver intranettet mindre et arkiv og mere en indgang til arbejdsdagen.
AI kan være brugergrænsefladen
En AI-assistent kan gøre denne måde at bruge intranettet mere naturlig.
Medarbejderen behøver ikke gætte det rigtige søgeord eller finde ud af, hvilken afdeling der ejer informationen. Man kan stille spørgsmålet med sine egne ord.
Assistenten kan finde relevante oplysninger fra de kilder, medarbejderen har adgang til, samle dem i et kort svar og vise, hvor oplysningerne kommer fra.
Og mindst lige så vigtigt: Den kan præsentere de relevante næste skridt.
Det kræver stadig, at der er styr på indhold, kilder og adgangsrettigheder. AI gør ikke dårligt indhold korrekt.
Men den kan gøre godt indhold langt lettere at bruge.
Begynd med medarbejdernes spørgsmål
Derfor ville jeg heller ikke begynde et nyt intranetprojekt med en diskussion om menupunkter.
Begynd med de spørgsmål og opgaver, medarbejderne møder i hverdagen.
Find derefter ud af:
- hvor svaret allerede findes
- hvilken kilde der skal være den autoritative
- hvilke andre kilder der skal kunne indgå
- hvad medarbejderen typisk skal gøre bagefter.
Så kan navigation, søgning og AI bygges omkring den virkelige opgave.
Hos Børns Vilkår har vi eksempelvis bygget en SharePoint-baseret Frivilligportal, hvor mere end 500 frivillige rådgivere har adgang til nyheder, e-læring og faglig viden tæt på deres rådgivningsarbejde.
Læs casen om Børns Vilkårs Frivilligportal eller se mere om vores arbejde med intranet.