Et medlem vil læse det seneste magasin. En instruktør mangler materialet til næste workshop. Og et nyt bestyrelsesmedlem skal finde dagsordenen og bilagene før sit første møde.
En medlemsportal kan give dem en fælles indgang på jeres hjemmeside, hvor de hver især finder det, de har brug for og adgang til. Det kan begynde med personligt login og nogle få sider. Har I allerede et medlemssystem, kan en integration også lade medlemsstatus og roller styre adgangen.
Jeg får blandt andet henvendelser om enkle medlemsområder med adgang til materialer og om digitale medlemsmagasiner med forbindelse til et medlemsregister. I begge tilfælde er det værd at spørge: Hvad skal medlemmet kunne, når vedkommende er logget ind?
Hvad skal medlemmerne komme for?
Forestil jer en forening, der både udgiver et medlemsblad og holder kurser og lokale arrangementer. Medlemsområdet kunne samle:
- Materialer og værktøjer: Vejledninger, skabeloner og præsentationer, som ellers bliver sendt rundt i mails.
- Et magasinarkiv: Det nyeste nummer og tidligere udgivelser, som medlemmer eller abonnenter kan læse på computer, tablet og telefon.
- Webinarer og kurser: Optagelser, slides og øvelser, som er til at finde igen efter arrangementet.
- Tilmeldinger: En vej til næste aktivitet og overblik over det, medlemmet allerede har tilmeldt sig.
Det er muligheder, I kan vælge imellem. Hvis behovet lige nu er at give medlemmerne adgang til et materialebibliotek, kan det være en fin første version. Det vigtigste er, at indholdet er relevant, opdateret og let at finde.
Forskelligt indhold til forskellige roller
Alle medlemmer behøver ikke se det samme. I eksemplet med foreningen kan adgangen være fordelt sådan:
- Medlemmer kan læse magasinet, se optagelser og finde fælles materialer.
- Instruktører får også adgang til drejebøger, øvelser og vejledninger til undervisningen.
- Bestyrelsen får et område med dagsordener, interne bilag og arbejdsdokumenter.
- Lokale ansvarlige kan finde kampagnematerialer og oplysninger, der vedrører deres egen afdeling.
Den samme person kan være både medlem og instruktør og få adgang til begge dele med sit personlige login. Når personen stopper som instruktør, kan den særlige adgang fjernes, mens det almindelige medlemskab fortsætter.
Det gælder også, når bestyrelsen skifter. Den nye kasserer skal have adgang til det relevante materiale, og den tidligere kasserers rettigheder skal ændres. En fælles adgangskode gør den slags besværligt. Personlige konti gør det muligt at ændre adgangen for den enkelte.
Adgang til at læse og adgang til at redigere er desuden to forskellige ting. Et bestyrelsesmedlem kan have brug for at læse bilag uden at skulle kunne ændre hjemmesidens indhold. Det skal være tydeligt for den, der administrerer portalen, hvilke rettigheder hver rolle giver.
En enkel medlemsside kan være nok
En første version kan bestå af en invitation, personligt login og en overskuelig side med materialer eller genveje. Den ansvarlige skal kunne oprette brugere, tildele roller og lukke adgang igen. Medlemmet skal kunne få en ny adgangskode og finde tilbage til det indhold, vedkommende ville åbne.
Hvis materialerne allerede ligger godt organiseret i eksempelvis Google Drive, kan medlemssiden være indgangen til dem. I skal bare være opmærksomme på, at adgangen i Drive styres dér. Et link bag login ændrer ikke i sig selv, hvem der kan åbne filen.
Det samme gælder et medlemsmagasin: Skal det kun kunne læses af medlemmer, skal selve PDF-filen være beskyttet. Det er ikke nok at skjule siden, hvor linket ligger.
Når medlemssystemet skal styre adgangen
Manuel administration kan være overskuelig, når der er få ændringer. Men hvis I allerede registrerer indmeldelser, udmeldelser og medlemstyper i et medlemssystem, kan det blive dobbeltarbejde at holde en særskilt liste på hjemmesiden ajour.
Med en integration kan hjemmesiden bruge oplysninger fra medlemsregisteret til at give den rigtige adgang. For eksempel kan et aktivt medlemskab give adgang til magasinet, mens en registreret instruktørrolle også åbner undervisningsmaterialerne.
Det kræver, at medlemssystemet stiller de nødvendige oplysninger til rådighed, eksempelvis gennem et API – en forbindelse, som systemer bruger til at udveksle data. Mulighederne skal undersøges hos den konkrete leverandør. En medlemsliste indeholder ikke nødvendigvis oplysninger om instruktører, bestyrelsesposter eller lokale tilhørsforhold.
Vi aftaler derfor, hvor hver oplysning vedligeholdes, og hvornår ændringer skal slå igennem. Hvis et medlemskab løber til årets udgang, kan adgangen eksempelvis fortsætte indtil da, selv om udmeldelsen er registreret tidligere. Roller, som ikke findes i medlemssystemet, kan eventuelt administreres på hjemmesiden.
Samme princip gælder, hvis medlemmet skal kunne rette sin e-mail eller andre oplysninger: Ændringen skal ende det sted, hvor oplysningen vedligeholdes. Jeg har skrevet mere om tanken bag at opdatere ét sted og bruge oplysningerne flere steder.
Byg videre på det, I allerede har
Undersøg først, hvad jeres nuværende medlemssystem tilbyder. Måske findes der allerede selvbetjening til profilændringer, regninger og tilmeldinger. Hjemmesiden kan så supplere med et mere overskueligt bibliotek, et magasinarkiv eller indhold til bestemte roller.
En medlemsportal i WordPress kan bygges med eksisterende udvidelser, tilpassede funktioner eller en kombination. Valget afhænger af jeres indhold, adgangsregler og de systemer, der skal forbindes. Læs også om afvejningen mellem færdige systemer og specialudvikling.
Tag gerne udgangspunkt i én opgave, der går igen: Et medlem kan ikke finde et magasin, en instruktør mangler den aktuelle vejledning, eller sekretariatet retter de samme oplysninger to steder. Så kan vi sammen finde ud af, hvad en første version skal løse, og afprøve den med de mennesker, der skal bruge den.