»Hvor finder jeg den rigtige skabelon?« »Hvem skal godkende min bestilling?« »Hvad gør jeg, når en ny kollega starter?« Den slags spørgsmål er et godt sted at begynde, når I vil forbedre jeres intranet.
Find de spørgsmål, der går igen
Tal med medarbejdere fra flere dele af organisationen. Bed dem vise, hvad de leder efter, og hvordan de finder det i dag. Nye medarbejdere er særligt gode til at få øje på det, andre har lært at finde ad omveje.
Saml spørgsmålene, og vælg dem, der bliver stillet ofte, eller hvor et forkert svar har store konsekvenser. Brug dem til en lille, fungerende første version med relevante vejledninger, søgning og genveje. I kan begynde i den platform, I allerede bruger, og udvide efter behov.
Brug medarbejdernes ord i menuen
En afdeling kan hedde »People & Culture«, mens medarbejderen leder efter »Ferie og fravær«. Menuen skal hjælpe den, der søger et svar, også når vedkommende ikke kender organisationens opbygning.
Afprøv ordene i den fungerende løsning. Bed en kollega finde en bestemt vejledning, og se, om personen bruger menuen, søger eller følger et link. Ret navne og placeringer ud fra det, I ser.
Gør det muligt at spørge efter et svar
En AI-assistent kan være en ekstra vej ind til jeres viden. Medarbejderen kan for eksempel spørge: »Hvordan bestiller jeg en ny computer?« og få et svar med link til den relevante vejledning.
Prøv assistenten med de spørgsmål, I har samlet. Kan medarbejderen bruge svaret og åbne kilden? Viser den kun indhold, personen har adgang til? Det giver et konkret grundlag for at vurdere, om den hjælper i hverdagen.
Gør ansvaret for indholdet tydeligt
For hver vigtig vejledning skal I aftale, hvem der sikrer, at indholdet er korrekt, og hvem der opdaterer siden. Det kan være to forskellige personer.
Knyt gerne en ansvarlig og en dato for næste gennemgang til siden, så systemet kan sende en påmindelse. Ændrer arbejdsgangen sig, skal vejledningen opdateres med det samme. Det hjælper både dem, der læser siden, og en eventuel AI-assistent, der bruger den som kilde.
Giv oplysningerne ét fast sted
Hvis telefonnummeret til IT-support står på ti sider, er det let at overse en af dem ved en ændring. Saml oplysningen ét sted, og genbrug eller link til den derfra.
Vælg også bevidst mellem en side og et dokument. Et kort svar kan ofte stå direkte på intranettet, mens en skabelon skal kunne hentes som en fil. Det skal være tydeligt, hvilken version der gælder.
Prøv løsningen i hverdagen
Lad medarbejderne løse de opgaver, I begyndte med. Kan de finde svaret? Forstår de det? Ved de, hvem de skal kontakte, hvis det ikke er nok?
Viden tæt på den konkrete opgave
Frivilligportalen hos Børns Vilkår støtter mere end 500 rådgivere både under samtaler og i deres faglige opkvalificering. Portalen samler nyheder, e-læring og viden om emner fra rådgivningen. Her handler intranettet både om at holde sig orienteret og om at kunne finde hjælp i en konkret situation.
På Børns Vilkårs frivilligportal er faglig viden og vejledning en del af rådgivernes arbejdsredskab. Den samme tanke kan bruges på andre intranet: Indholdet skal hjælpe nogen med en konkret opgave. Læs om vores arbejde med intranet, indhold og redaktørhjælp.